就 PDPO 與客戶資料使用 而言，最基本的原則是：先告知、只作已說明用途、資料要足夠但不過量、並要做好保安。 若要把客戶資料用到新用途，通常需要取得當事人的訂明同意；如屬直接促銷，亦要提供拒收/退出安排。
你可以用以下幾點作為日常實務檢查清單：
- 合法及公平收集：只收集與業務職能或活動有關、且必需的資料；收集方式須合法及公平。
- 收集時即告知：向客戶說明收集目的、資料可能轉移給哪類人士、是否必須提供、拒絕提供的後果，以及查閱和改正資料的權利與聯絡方法。
- 用途限制：未經客戶的訂明同意，資料只可用於收集時述明的用途，或與該用途直接相關的用途。
- 資料準確與更新：要採取切實可行步驟確保資料準確、最新；如懷疑資料不準確，應停止使用有關資料，直至核實。
- 保存期限：資料不應保留超過達成原定目的所需的時間；目的完成後應刪除或匿名化不再需要的資料。
- 安全保護：要採取適當保安措施，防止未獲授權或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用；網上傳輸敏感資料時尤其要注意加密等措施。
- 處理資料處理者：如外判給第三方處理資料，應透過合約或其他方法限制其保存及使用，避免超出所需時間。
- 查閱與改正：客戶有權要求查閱及改正其個人資料，企業應預先準備清晰流程處理這些要求。
- 直銷特別規則：首次把個人資料用於直銷前，須提供拒收直銷訊息的選擇；客戶表示拒絕後，應維持拒絕服務名單並停止相關推廣。
如果你是想做公司內部指引，最實用的做法是把以上內容濃縮成三句：收集前講清楚、使用時守住用途、保存與分享要有控制。
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