建立高效媒體清單：客座發文必備的資料整理與管理技巧

建立高效媒體清單，是要把「所有有機會刊出你客座文章的媒體與聯絡窗口」整理成一個可長期維護的資料庫，方便你有系統地推 pitch、跟進與追蹤成果。

以下用「你要做大量客座發文」為前提，分成三部分：
1）要蒐集哪些資料欄位
2）如何找與整理媒體名單
3）如何管理與維護，讓清單真正用得久、用得好

一、客座發文用的媒體清單，至少要有的欄位

建議用 Google Sheet／Excel 建一個主清單，欄位可分為四大區：媒體基本資料、聯絡人資料、內容策略資訊、互動紀錄／成效。

1. 媒體基本資料

必備欄位：

• 媒體名稱
• 媒體類型（例如：
  • 平面／報章
  • 網路媒體／內容網站／Blog
  • 電視
  • 廣播／Podcast
  • Newsletter
  • 社交媒體專頁
    NPO 建媒體名單時也會依「平面、網路、電視、廣播」分類，有助對應到負責記者或編輯。
• 國家／地區／語言
• 主要題材／專欄範疇（如：初創、行銷、科技、生活風格、親子等）
• 受眾輪廓（簡述）：B2B / B2C、年齡層、大概關心主題
• 網站／平台連結名稱（URL 可自行保留在個人書籤，不必放全清單共享時避免敏感）

若你會同時做 PR 和客座發文，也可以在清單旁加一欄「是否有 PR 價值／新聞性」方便日後一併發新聞稿。

2. 聯絡人資料

媒體清單最核心是「找對人」：

• 聯絡人姓名
• 職稱（主編、採訪主任、記者、版面編輯、Content Manager 等）
• 負責路線／版面（如：Startup、FinTech、Marketing、Lifestyle、Column Editor 等）
• Email（投稿／編輯／新聞信箱，以可投稿為主）
• 其他聯絡方式：
  • 電話（公用電話即可）
  • LinkedIn／Twitter／IG（如你會用 Social 先建立關係）
• 聯絡偏好（例如：只接受表格投稿、只看 Email、不接電話等）

建議另外加：

• 資料來源（例如：媒體網站投稿頁、活動交換名片、朋友介紹等）
• 最後確認日期（之後要定期更新）

3. 內容與 Pitch 策略相關欄位

這些欄位可讓你日後快速判斷「這個媒體適合什麼角度」：

• 可接受的內容類型：
  • 專欄／深度長文
  • Listicle／懶人包
  • Newsjacking（即時評論）
  • Case study
  • 觀點文（Op-ed）
• 稿件要求重點：字數、是否需原創、是否可放自家連結／作者介紹、是否可放 CTA、是否要圖片等（可由投稿指南整理）
• 投稿流程：自由投稿／需先 Pitch 題目／只收邀稿
• 過往刊登文章主題：簡短寫幾個代表題目（方便你 tailor pitch）

如果你有媒體工具包／媒體資料包（Media Kit / Press Kit），也建議在清單加一欄「已發送媒體工具包（Y/N）」方便管理。

4. 互動紀錄與成效追蹤

這一區是「讓清單變成資產」的關鍵：

• 第一次聯絡日期
• 最近一次聯絡日期
• Pitch 狀態（未聯絡／已 Pitch 待回覆／已拒絕／已刊出／長期合作）
• 刊出連結（簡短備註即可）
• 刊出日期
• 流量／成效摘要（如 GA、UTM 數據：點擊、註冊、名單數）
• 關係評估／備註：
  • 回信速度／態度
  • 有無給題材方向
  • 是否願意再合作

二、如何蒐集、建立你的媒體清單（客座發文版）

1. 利用現有的人際與活動資源

不少 NPO、企業的媒體名單，是在辦活動時由現場媒體提供名片累積而成。
你可以類似操作：

• 辦活動／發佈會／線上研討會，邀請媒體、KOL、相關社群 Admin
• 會後整理名片／Email 名單，輸入清單（記得標註活動名稱作為來源）

2. 由關鍵字＋媒體類型反向搜尋

參考 NPO 做法：「依照單位相關關鍵字，依媒體類型去找」。

操作步驟示例：

1. 列出你的專業主題關鍵字
   • 例：B2B SaaS、電商、SEO、成長行銷、HR Tech 等
2. 搭配媒體關鍵詞搜尋：
   • {關鍵字} + 專欄
   • {關鍵字} + 客座文章
   • {關鍵字} + 媒體 / 報導 / 訪問 等
3. 看到適合的文章後：
   • 記下該媒體名稱
   • 找網站中的「投稿指南」、「聯絡編輯」、「關於我們」等頁面收集聯絡資料

同時，依媒體類型分表會更清楚，例如一張 Sheet 放「網路媒體 & Blog」、一張放「Podcast & 直播」、一張放「傳統媒體」。

3. 參考競品／同領域 KOL 的曝光足跡

• 搜尋競品品牌、行內 KOL 的名字
• 收集出現頻率高的媒體／專欄
• 這些通常會是對你領域也有興趣的媒體

然後把這些媒體加入清單，並補齊聯絡資料和欄位。

4. 善用媒體工具包／新聞資料包

雖然媒體工具包主力是讓記者報導你，但也很適合客座發文使用，讓編輯快速了解你是否專業可靠。

你可以：

• 在網站做一個簡潔的 媒體工具包頁面 或 PDF，包括：
  • 公司／個人簡介（2–3 句定位＋使命）
  • 品牌故事與里程碑
  • 高解像度 Logo、個人照片、產品圖
  • 過往媒體報導、Guest post 範例
  • 聯絡方式與社交媒體
• 在清單加上欄位：
  • 「Pitch 範本是否已為此媒體客製？」
  • 「是否已附上 Media Kit？」

這樣之後每次 Pitch 新媒體，只要在 Email 放一句「如需更多資訊與相片，可參考此 Media Kit」。

三、媒體清單的管理與維護技巧

1. 固定頻率「健康檢查」和更新

有經驗的 PR 會建議至少每三個月更新一次媒體名單，並以有技巧、禮貌的方式確認聯絡人是否異動。

可行做法：

• 每季篩選出
  • 過去 6 個月未互動
  • 或「退信」的聯絡人
• 到媒體網站更新：
  • 是否換版面／換主編
  • 新的投稿電郵是什麼
• 如要寄確認信，語氣要友好、短、以「更新聯絡方式」作切入。

在清單中更新：

• 聯絡人是否仍在職
• 聯絡 Email 是否變更
• 是否有新專欄可以 Pitch

2. 用標籤與篩選讓清單真正好用

建議加一些「方便篩選」欄位：

• 優先級：A（高）、B（中）、C（低）
• 主題配合度：高／中／低
• 影響力等級：依你過往流量或媒體知名度自訂
• 是否收廣告稿／贊助文章：純編輯／贊助稿／兩者皆可

然後在每次策劃新一輪客座主題時，用 Filter：

• 例如：
  • 題目是「AI + 行銷」→ Filter：主題配合度「高」＋類型「行銷／科技媒體」
  • 想先打品牌 → Filter：影響力「高」但 Pitch 難度高可以先試幾家

3. 為每個媒體準備「客製 Pitch 備忘」

你可以在清單加一欄「Pitch 備忘／角度」，每個媒體寫 1–2 行：

• 這媒體讀者最關注的是什麼？
• 他們過去常出的主題角度是什麼？
• 有沒有特別喜歡的格式（訪談、清單、案例等）？

之後每次寫 Email，就照那一欄快速客製化 1–2 段開場與題目建議，會比「群發模板」成功率高得多。

4. 區分「一次性刊登」與「可發展為長期專欄」的媒體

在 Pitch 狀態旁邊加一欄「合作關係類型」：

• 潛在長期專欄
• 偶爾邀稿
• 一次性客座文章

當你想把客座發文升級成「固定專欄」時，可以優先從「互動良好＋成效不錯＋讀者吻合」的媒體開始談。

四、實際操作範本（欄位示意）

你可以在試算表建立類似結構（示例）：

• 媒體名稱
• 媒體類型
• 地區／語言
• 主要題材／版面
• 受眾輪廓
• 聯絡人姓名
• 職稱
• 負責路線／版面
• 投稿／聯絡 Email
• 其他聯絡方式
• 稿件類型偏好
• 字數／格式要求
• 是否接受客座文章
• 投稿流程說明
• 過往相關文章例子（簡記題目）
• 優先級（A/B/C）
• 影響力（高/中/低）
• 第一次聯絡日期
• 最近聯絡日期
• Pitch 狀態
• 刊出日期
• 刊出連結（簡短備註）
• 成效摘要
• Pitch 備忘／角度
• 關係備註
• 最後資料確認日期

如果你願意，我可以幫你：

• 依你目前的目標市場／主題，設計一個可直接複製到 Google Sheet 的欄位模板；
• 或幫你寫 1–2 封「客座發文 Pitch Email 範本」，配合你準備建立的媒體清單一起用。